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名刺の整理は分類から どう分けるかを考えることから始める

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  人事異動・部署名変更・新社会人などで名刺交換の機会が増え、名刺がたまってしまうことありませんか。

頂いた名刺は、相手の連絡先・メールアドレスなどを知ることができる情報元になります。

人脈開拓には欠かすことできない重要なアイテムなので、きちんと整理管理する必要があります。

名刺の整理方法・収納に便利なアイテムなどをまとめてみました。  

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名刺の整理方法

  名刺の整理はまず分類することから始めると、後に効率よく活用できます。

頂いた名刺の整理方法を順に追って紹介します。  

 

1.情報を書き込む

まずは、頂いた名刺に情報を書き込みます。

内容は名刺を貰った日付・場所・用件・相手の印象や特徴・ その場に一緒にいた人などを名刺の表に書いていきます。

名刺の裏に書いてしまうと、ひっくり返す手間が増えてしまい効率が良くありません。

名刺を貰ったその日、または数日中に情報を書き込むようにします。  

2.分類する

主に3種類の分類方法があります。

それぞれ分類してから、さらに50音順に並べておくと探しやすくなります。  

 

50音順

個人名または会社名を50音順に並べます。

会社ごとに個人名を50音順に並べると便利です。

 

業種別

メーカー・物流・金融・クリエイターなどの業種別に分けます。

業種ごとに会社名を50音順に並べると便利です。  

 

時系列

頂いた名刺を日付順に並べます。

スケジュールを確認しながら目的の名刺を探すことができます。  

 

3.保管する

名刺をケースに入れる、ファイリングなどで保管します。

また、名刺をパソコンで入力してデータ化する方法もあります。 

 

名刺管理はアナログとデジタル?

アナログまたはデジタルでの名刺管理方法がありますが、それぞれメリットデメリットがあります。

使い方など、自分に合った方法で管理するのがよいのですが、両方というのも、もしもの場合にはいいかもしれません。  

 

 

アナログでの名刺管理

名刺ホルダー・バインダー・ノートなどで保管します。

メリットは、コストがかからず誰でも簡単に管理することができることです。

デメリットは、名刺を保管するアイテムの大きさがあるので、いっぱいになってしまうと新しく買い足す、保管する場所を増やすなどの必要があります。  

 

デジタルでの名刺管理

名刺をスキャナーやカメラで読み取り、デジタルデータにして保管します。

メリットは、保管する場所を作る必要がない・外出先でも確認できる・グループや社内で共有するなどがあります。

デメリットは、ハッキングやウィルス感染による情報漏洩・システム障害によるアクセス不可・データ破損などがあります。

 

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貰った名刺の収納には便利アイテムがある!

名刺管理にいろいろなやり方がありますが、便利なアイテムも数多くあります。

それらを上手に利用することで管理や活用が円滑に行えます。

主なアイテムを紹介します。  

ファイル・バインダー型

ページ単位で複数枚の名刺を収納します。

見開いた状態で1度にいくつもの名刺を見ることができます。

クリアポケットに名刺をスッと入れられるので、並べ替えしやすくなっています。

引き出し・キャビネット・デスク上の棚などで保管することができます。

 

コクヨ/名刺ホルダー(差替式) 800名収容 ダークグレー /メイ-H80DM

 

ケース・ボックス型

大量の名刺をしまうことができ、机の上や引き出しの中に置くことができるので席を立つことなく名刺を探すことができます。

また、インデックスが付いていて真上から見ることができるので、

名刺が見つけやすくなっているのが特徴です。

 

セキセイ/名刺ボックス ブラック 700名用/CB-700-00

 

回転式

1950年代にアメリカの実業家アーノルド・ノイシュテッターが発明しました。

クルクルと回して名刺を探し出せるようになっています。

1960年の映画「アパートの鍵貸します」で主演のジャック・レモンが素早く回して電話番号を探すシーンがあるそうです。

大量の名刺を収納することができ、脱着が簡単、持ち運びができます。

 

セキセイ/回転式名刺ホルダー ターボデックス400名用 本体/TD-1400

 

スキャナー

名刺画像から文字情報を抽出してデジタルデータにすることができます。

パソコンに名刺の情報を手入力する方法がありますが、時間がかかってしまいます。

スキャナーなら、ほぼ自動で行うことができるので、作業時間の短縮になります。  

 

アプリ

スマートフォンやタブレット端末にアプリをインストールして、カメラを使って名刺画像から文字情報を読み込みデジタルデータにすることができます。

有料のアプリが多いですが、無料で使えるアプリもあります。  

 

 

 

名刺の整理 まとめ

  名刺をしっかり管理しておくことで、連絡がスムーズにでき、人脈を広げることができます。

最初は数少ない名刺も段々増えていき、中には必要のない名刺が出てくる場合があります。

年に1度は名刺を整理して、最新情報になるようにしておくといいですね。  

 

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