家庭でも会社でも気がつけば、書類が溜まりすぎていることがありませんか？
片付かなくて困ったり、必要な書類を探すのに手間取ったりしませんか？
溜まりすぎてしまった書類は、思い切って断捨離をすると、探したい書類をすぐに見つけられるようになります。
書類を断捨離するときの方法やコツと整理方法などを紹介します。
書類の断捨離のコツとは？
書類を断捨離することで保管する量が減り、必要な書類を探す時間を短縮することができます。
書類を断捨離するには、
書類を1カ所に集める→不要・必要に仕分ける→必要な書類を片付ける→不要な書類を捨てるという手順で進めましょう。
書類を断捨離するときは、1度に片付けようとすると思っている以上に時間がかかってしまうことがあります。
書類を片付けるのに時間をかけすぎてしまうと、途中でイヤになって投げ出してしまう可能性があるので、少しずつ行うようにすることが書類の断捨離を上手に進めるコツです。
書類を断捨離するならまず分類から
書類を1カ所に集めたら、
・保管が必要な書類
・期間限定で保管が必要な書類
・1度目を通した書類
の3つに分けます。
保管が必要な書類
- 契約書
- 年金に関するもの
- 生命保険者医療保険・学資保険などの証書
- 不動産の権利書
- 年金手帳
- 資格の認定書
など
期間限定で保管が必要な書類
- 金融機関の通帳
- 料金明細書
- 請求書
- スマートフォンなどの契約関連書
- 地域のお知らせ
- 習い事の書類
- 手紙
- ハガキ
など
1度だけしか見ていない書類
- パンフレットやチラシ
- フリーペーパー
- ネットで入手できる情報が書いてある案内や書類
など
書類を断捨離必要な書類の整理方法は
書類を保管が必要な書類・期間限定で保管が必要な書類・1度だけしか見ていない書類に分けたら、まずは1度だけしか見ていない書類は捨てます。
残った保管が必要な書類・期間限定で保管が必要な書類は、それぞれファイルに入れて保管します。
期間限定で保管が必要な書類は年に1回見直して必要がないと判断したものは、すぐに処分するようにしましょう。
ファイルの種類
書類を保管するにはファイルが必要となります。
代表的なファイルの書類を紹介します。
ファイルの種類は大きく分けて3種類あります。
- 挟むタイプ
書類を挟んで保管するタイプで、バーチカルタイプと呼ばれています。
綴じるための穴を開ける必要がないので、書類をキレイな状態で保管できます。
書類を簡単に整理できますが、パラパラとめくって見るには適していません。
- 簿冊式
1番よく使われているタイプのファイルで、書類に穴を開けてから中についている金具や紐を使って綴じていきます。
本のようにペラペラとめくって見ることができ、長期間保存することができます。
しかし綴じるためには書類に穴を開ける必要がある・1冊分の場所を取ってしまう・書類の出し入れや並び替えが面倒などのデメリットもあります。
- ボックスタイプ
大量の書類を収納することができます。
何十枚もある書類や資料・分厚い取扱説明書を収納することに適しています。
側面に目次を書き込む場所があるので目より高い位置に置いても探しやすい・ファイル自体が自立しているので安定して置くことができるという特徴があります。
大量の書類を保管することができますが、ファイル自体が大きいため持ち運ぶには適していません。
- クリアファイル
ポリプロピレンなどの素材で作ったシートを2つ折りにして重ねて綴じ合わせたファイルです。
とても軽くて場所を取らずに保管できる・持ち歩きやすいという特徴があります。
主に数枚の書類やプリントを収納するのに使われています。
また封筒に入れて郵送する・直接相手に渡すときも、書類が折れ曲がるという心配がありません。
クリアファイルには、
書類を即座に出し入れできるホルダー式・一辺をスライドバーで留めてまとめて収納できるレール式・複数のポケットがあり1枚ずつ書類を差し込んで保管するブック式・封筒のように持ち運びができる封筒式が主な種類としてあります。
書類の断捨離のコツ さいごに
契約書や取扱説明書・利用料金明細書など、生活のまわりには様々な書類が存在します。
そのままにしておくと、あっという間に溜まってしまい本当に必要な書類を探すのに時間がかかってしまう可能性があります。
常日頃から、チェックして必要がない書類はすぐに処分しておけばスッキリとした空間を保つことができます。
必要な書類がスッと取り出せうように整理してみてはいかがでしょうか。
